Электронная подпись – это атрибут электронного документа, позволяющий установить авторство: она может быть равнозначна рукописной подписи, а значит, обеспечивает подписанным электронным документам юридическую силу. На территории РФ в электронном документообороте можно использовать три вида подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Такая классификация установлена статьей 5 63-ФЗ “Виды электронных подписей”.

Классификация электронных подписей:

1. Простая электронная подпись - это подпись, которая подтверждает подпись документа владельцем. Она не может подтвердить неизменность документа. При организации документооборота необходимо заключать договор, который подтверждает её подлинность.

2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) - это подпись, которая подтверждает авторство и неизменность документа. Для неквалифицированной электронной подписи используются ключи шифрования: закрытый и открытый. При организации документооборота также необходимо заключать договор, который подтверждает её подлинность. НЭП может подтверждаться сертификатом, но это не обязательное условие её получения.

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) - это НЭП, которая выдаётся только теми Удостоверяющими центрами, которые прошли аккредитацию Минкомсвязи РФ. Такие подписи используются в работе с госорганами и в ведении внешнего ЭДО. При использовании УКЭП не нужно заключать договор, удостоверяющий её подлинность, она имеет юридическую силу без дополнительных условий.

Чтобы самостоятельно организовать юридически значимый ЭДО, нужно:

1. Подписать соглашение об ЭДО с контрагентами согласно №63-ФЗ “Об электронной подписи”;

2. Определить лицо, ответственное за подпись электронных документов, и составить доверенность с его полномочиями;

3. Получить квалифицированную электронную подпись согласно №63-ФЗ “Об электронной подписи”;

4. Приобрести КриптоАРМ ГОСТ - программу для подписи и шифрования документов: она сертифицирована ФСБ России и подписывает пакеты файлов (например, архивы .rar и .zip), автоматически создаёт и проверяет электронные подписи;

5. Определить сроки хранения электронных документов, идентичные срокам хранения бумажных аналогов.