����������, ������, �������
16.10.2020
Андрей Селедкин

Обеспечение юридической значимости документов на сайте

Количество просмотров: 1090

Вернуться к списку статей

Обеспечение юридической значимости документов на сайте

В данной статье вы узнаете, почему компаниям, использующим корпоративные порталы для своих сотрудников, важно заранее предусмотреть применение ЭП, чтобы в случае возможных споров эти документы, могли быть приняты в суде в качестве доказательств, наравне с обычными документами, а также с помощью каких средств можно это успешно реализовать.

1.Проблема признания

Рассмотрим типичный кейс. Компания занимается бизнесом. У компании есть сотрудники, находящиеся в разных городах:

  • сотрудники, работающие в филиалах компании
  • удаленные сотрудники, работающие из своего дома
  • фрилансеры, работающие по разовым договорам

Взаимодействие этих сотрудников надо как-то организовать. Для этого компания создает и запускает корпоративный веб-портал, где сотрудники обмениваются идеями, задачами и документами.

И на этом этапе у большинства компаний возникает проблема, которую важно правильно решить. А именно, какие условия необходимо создать для признания юридической значимости электронных документов, которые создают либо получают удаленные сотрудники. Проблема в том, что независимо от того насколько защищена ИТ-инфраструктура организации, сотрудник отправивший документ, в любой момент может отказаться от него.

2.Электронная подпись

Самым правильным решением проблемы признания юридической значимости электронных документов является использование электронной подписи. ФЗ-63 “Об электронной подписи” описывает 3 вида электронной подписи.

  • Простая
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись
  • Усиленная квалифицированная электронная подпись

Применение любой из них для электронных документов будет иметь юридическую силу. Правда, в случаях с простой и неквалифицированной подписью крайне важно предварительно заключить письменное соглашение между сторонами. В этом соглашении утверждаются условия обмена документами и факт их взаимного признания сторонами.

Пункт 1 статьи 6 63-ФЗ поясняет, что информация подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью информация приравнивается к документу, подписанному собственноручной подписью. Те есть такие документы всегда будут юридически значимы.

3.Средства электронной подписи

Выбирая использование усиленной электронной подписи, квалифицированной или невкалифированной, в компании возникает разумный вопрос, как и чем подписывать.

Чтобы подписать документ, сотруднику кроме сертификата электронной подписи, получаемого в удостоверяющих центрах, необходимо обеспечить рабочее место для подписи специальным ПО.

  • СКЗИ КриптоПро CSP
  • КриптоАРМ ГОСТ

СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0 - это криптопровайдер, реализующий выполнение криптографических преобразований на уровне ОС с применением российских стандартов ГОСТ Р 34.10-2012 и ГОСТ Р 34.11-2012.

КриптоАРМ ГОСТ - это визуальное средство подписи для работы с любыми электронными документами. СКЗИ КриптоПро CSP полностью совместим с КриптоАРМ ГОСТ, на мобильных платформах он даже интегрирован в единое приложение.

Установив комплект СКЗИ КриптоПро CSP и КриптоАРМ ГОСТ на рабочем месте, сотрудник может подписать любой документ, которые будут сохраняться у него локально.

Но для компании важно, чтобы подписанные документы хранились в одном месте, на его корпоративном портале. Чтобы подписывать документы прямо в нем, можно использовать тот же самый КриптоАРМ ГОСТ, у которого есть готовый API для вызова с любых сайтов или веб-приложений.

4.API КриптоАРМ

API КриптоАРМ - это протокол для обращений (ссылок) через браузер с набором различных команд для приложения КриптоАРМ ГОСТ. Формат ссылки имеет следующий вид:

cryptoarm://<command>/<URL>/?id=<id>

где:

  • cryptoarm:// - имя зарегистрированного протокола
  • <command> - имя выполняемой команды
  • <URL> - ссылка на получение JSON с нужными параметрами
  • ?id=<id> - идентификатор транзакции

Это дает возможность на любом сайте добавить кнопку “Подписать” рядом с загруженным документом. При нажатии на кнопку документ направляется сотруднику на рабочее место и у него запускается программа КриптоАРМ ГОСТ. Сотрудник просматривает документ, и если у него его нет замечаний к нему, нажимает на кнопку “Подписать”. После чего, подписанный документ возвращается обратно на сайт.

Для корпоративных порталов 1С-Битрикс есть типовое решение КриптоАРМ Документы. Корпоративный портал. Пользователи портала могут загружать и подписывать документы на портале, отправлять документы на подпись своим коллегам, руководителям либо подчиненным сотрудникам.

Одна из особенностей данного решения в том, что подпись интегрирована в модуль бизнес-процессов, что позволяет выстраивать эффективные процессы обмена документами внутри компании.

КриптоАРМ Документы для 1С-Битрикс - это пример решения, использующего готовое API КриптоАРМ для внедрения электронной подписи на корпоративных порталах. Тоже самое вы можете сделать на любом сайте, не обязательно на Битрикс. Это может быть самый простой сайт на html, javascript.

Заключение

Применение одного из видов электронной подписи, простой, неквалифицированной либо квалифицированной, в настоящее время является основным решением, обеспечивающим юридическую значимость электронного документооборота. Существуют решения в виде СЭД (систем электронного документооборота), где подпись документов доступна сразу из коробки.

Но в тоже время, у многих компаний обмен документов проходит внутри корпоративного портала. И оптимальным способом внедрения электронной подписи для таких компаний, является использование API от разработчиков средств подписи.


«КриптоАРМ ГОСТ» — программа для создания и проверки электронной подписи, а также защиты данных посредством шифрования. Программа поддерживает стандарты для электронной подписи и хеширования ГОСТ Р 34.10-2012 и ГОСТ Р 34.11-2012. Для корректной работы с ГОСТ алгоритмами требуется установка криптопровайдера КриптоПро CSP. В приложении осуществляется поддержка КриптоПро CSP версии 4.0 и выше.

Модуль «КриптоАРМ Документы» предназначен для организации на собственном сайте электронного документооборота (ЭДО) как между своими сотрудниками (внутренний ЭДО), так и с клиентами, поставщиками, бизнес-партнерами (внешний ЭДО). Создавайте свои бизнес-процессы на портале Битрикс24, либо воспользуйтесь готовыми шаблонами.

Вернуться к списку статей
18.03.2021 09:00:00
Электронная подпись во внутренних процессах компании

Количество просмотров: 921

Перевод внутреннего документооборота в электронный вид позволяет влиять на самый важный показатель эффективности любой организации - время, а применение ЭП позволяет обеспечить юридическую силу, минимизируя юридические риски.

12.02.2021 12:10:00
“КриптоАРМ Документы” для согласования договора строительного подряда

Количество просмотров: 748

Необходимо согласовывать и визировать договоры, отчёты, сметы и прочие документы у нескольких руководителей? Структурные подразделения находятся в разных субъектах России? Затраты на курьерскую службу превышают выделенный бюджет? Читайте в статье, как с помощью “КриптоАРМ Документы” на базе платформы CMS 1С-Битрикс выстроить процессы согласования, подписания и обмена электронными документами с минимальными затратами.

14.12.2020 09:17:39
Обмен электронными документами при удаленной работе

Количество просмотров: 970

С недавнего времени всё больше компаний склоняются к тому, чтобы их сотрудники работали удаленно. При выборе такой формы работы руководителю важно эффективно настроить как внутренний, так и внешний обмен документами. Эта задача решается применением систем электронного документооборота (эдо).

02.11.2020 11:06:53
Переход на ЭДО. Риск или возможности?

Количество просмотров: 1151

Внедрение электронного документооборота - непростой шаг как для компании, так и для сотрудников. Самое главное - обучить персонал и не отвлекать от основных обязанностей. Некоторые сотрудники будут сопротивляться новому порядку, кто то не захочет изучать новое ПО, поэтому задача при внедрении - сделать процесс комфортным для сотрудников и быстрым для компании.

Показать еще
18.03.2021 09:00:00
Электронная подпись во внутренних процессах компании

Количество просмотров: 921

Перевод внутреннего документооборота в электронный вид позволяет влиять на самый важный показатель эффективности любой организации - время, а применение ЭП позволяет обеспечить юридическую силу, минимизируя юридические риски.

15.02.2021 16:00:00
Цифровым технологиям 22 года

Количество просмотров: 863

Сегодня, 15 февраля, ООО "Цифровые технологии" отмечает свой 22-й день рождения. В этот прекрасный день хотим поздравить наших коллег, партнеров и пользователей наших решений с праздником.

12.02.2021 12:10:00
“КриптоАРМ Документы” для согласования договора строительного подряда

Количество просмотров: 748

Необходимо согласовывать и визировать договоры, отчёты, сметы и прочие документы у нескольких руководителей? Структурные подразделения находятся в разных субъектах России? Затраты на курьерскую службу превышают выделенный бюджет? Читайте в статье, как с помощью “КриптоАРМ Документы” на базе платформы CMS 1С-Битрикс выстроить процессы согласования, подписания и обмена электронными документами с минимальными затратами.

29.01.2021 09:00:00
Изменения законодательства для дистанционных работников

Количество просмотров: 1017

В чём разница между удалёнкой и дистанционкой? Что будет, если не выходить на связь с руководителем более двух дней подряд? Можно ли работника перевести на удалённый режим работы без его согласия? Читайте в нашей статье ответы на эти и другие вопросы, связанные с изменениями в регулировании дистанционной работы.

30.12.2020 14:22:07
Поздравляем вас с Новым годом!

Количество просмотров: 825

Поздравляем вас с наступающим 2021 Новым годом!
Уходящий год стал настоящим испытанием для всех нас, но благодаря вере в светлое будущее и кропотливому, самоотверженному труду мы стали еще сильнее и выносливее. Вместе мы способны на многое.
Пусть наступающий год станет для всех нас радостным и наполненным приятными событиями. Желаем вам и вашим семьям, крепкого здоровья, счастья и успехов в наступающем году!

Показать еще
31.08.2021 09:00:00
Академические лицензии для вузов

Количество просмотров: 245

Компания «Цифровые технологии» продолжает выдачу академических лицензий на всю линейку своих продуктов для процесса обучения студентов.

09.06.2021 09:00:00
В мобильном КриптоАРМ добавлена поддержка API

Количество просмотров: 522

Мобильное приложение «КриптоАРМ ГОСТ» обновлено в Google Play и App Store до версии 2.7.4. В новой версии стала доступной поддержка КриптоАРМ API, программного интерфейса для обращения к приложению с внешних ресурсов. Теперь с любого сайта можно отправить в КриптоАРМ документы, для того чтобы приложение их подписало и вернуло назад.

24.12.2020 14:13:52
Финальное обновление КриптоАРМ ГОСТ за 2020 год

Количество просмотров: 1121

Компания «Цифровые технологии» сообщает, что приложение «КриптоАРМ ГОСТ» получило финальное обновление за 2020 год. В опубликованной версии 2.5.11 собраны все изменения и исправления, сделанные в течении года. Главным нововведением стала разработка собственного API. С КриптоАРМ API задача по внедрению механизма  применения электронной подписи в информационных системах заказчика решается с минимальными затратами.

06.10.2020 14:59:51
Бета-версия КриптоАРМ Документы 2.2

Количество просмотров: 1218

Бета-версия «КриптоАРМ Документы 2.2» с поддержкой API КриптоАРМ ГОСТ, уже доступна для установки в маркетплейсе 1С-Битрикс. «КриптоАРМ Документы» — это модуль для сайтов на платформе 1C-Битрикс, предназначенный для организации ЭДО (электронного обмена документами) между владельцем и посетителями сайта.

Показать еще
13.09.2021 09:00:00
Как подписать договор в электронной форме

Количество просмотров: 272

Нюансы подписания электронных договоров гражданско-правового характера, выбор электронной подписи, судебная практика — об этом и многом другом в нашей статье.

07.06.2021 09:00:00
Как не допустить компрометации ключа электронной подписи

Количество просмотров: 490

Защитить электронную подпись от использования третьими лицами - обязанность её владельца. Как не допустить компрометации ключа ЭП и что делать, если он скомпрометирован, - читайте в нашей статье.

31.05.2021 09:00:00
Электронная жалоба в ФАС России с КриптоАРМ ГОСТ

Количество просмотров: 783

Реклама содержит нарушающие закон сравнения? Заказчик некорректно составил документацию в торгах? Слияние нескольких конкурентов создаёт монополиста на рынке? Об этом и многом другом вы можете заявить в Федеральную антимонопольную службу России онлайн. Подробности читайте в нашей статье.

12.02.2021 12:10:00
“КриптоАРМ Документы” для согласования договора строительного подряда

Количество просмотров: 748

Необходимо согласовывать и визировать договоры, отчёты, сметы и прочие документы у нескольких руководителей? Структурные подразделения находятся в разных субъектах России? Затраты на курьерскую службу превышают выделенный бюджет? Читайте в статье, как с помощью “КриптоАРМ Документы” на базе платформы CMS 1С-Битрикс выстроить процессы согласования, подписания и обмена электронными документами с минимальными затратами.

18.11.2020 10:17:18
Признание должника банкротом или что делать когда контрагент не возвращает долг

Количество просмотров: 3413

Бывают ситуации, когда контрагент не возвращает долг ни после претензии, ни после судебного решения в вашу пользу, ни после работы судебных приставов. Уже начислены штрафы, пени, сумма долга перевалила за 300 тысяч рублей, а деньги не перечислены даже спустя 3 месяца. Выясняется, что контрагент должен не только вам. С каждым днём уменьшается шанс получить долг.

Показать еще
29.01.2021 09:00:00
Изменения законодательства для дистанционных работников

Количество просмотров: 1017

В чём разница между удалёнкой и дистанционкой? Что будет, если не выходить на связь с руководителем более двух дней подряд? Можно ли работника перевести на удалённый режим работы без его согласия? Читайте в нашей статье ответы на эти и другие вопросы, связанные с изменениями в регулировании дистанционной работы.

23.12.2020 09:00:00
Шифрование данных при работе с удаленными сотрудниками

Количество просмотров: 1208

Современные темпы развития ускоряют процессы цифровизации. Появляется больше сервисов, предоставляющих онлайн-услуги. Удаленная работа становится более актуальным явлением для представителей многих компаний. Для сотрудников вашей компании это переход на новый формат взаимодействия с клиентами и сотрудниками. Один из важнейших этапов организации удаленной работы – защита персональных данных.

14.12.2020 09:17:39
Обмен электронными документами при удаленной работе

Количество просмотров: 970

С недавнего времени всё больше компаний склоняются к тому, чтобы их сотрудники работали удаленно. При выборе такой формы работы руководителю важно эффективно настроить как внутренний, так и внешний обмен документами. Эта задача решается применением систем электронного документооборота (эдо).

14.08.2020 14:28:30
Документооборот с электронной подписью в Битрикс24: с клиентами, «удаленщиками» и между отделами

Количество просмотров: 2100

Рассмотрим оформление договоров и актов в Битрикс24 в электронном виде с применением квалифицированной электронной подписи. Это значительно упростит вам жизнь, позволит экономить время и деньги. Ведь такие документы имеют полную юридическую силу наравне с их бумажными аналогами.

Показать еще

Возврат к списку