����������, ������, �������
14.08.2020
Блог компании «Цитрус»

Документооборот с электронной подписью в Битрикс24: с клиентами, «удаленщиками» и между отделами

Количество просмотров: 2099

Вернуться к списку статей

Документооборот с электронной подписью в Битрикс24

В вашей компании есть сотрудники на удаленке?

А с фрилансерами из других городов вы работаете?

Быть может у вас есть удаленные специалисты на аутсорсе?

Или же вы часто взаимодействуете со множеством контрагентов по всей стране?

Если так, то остро встает вопрос электронного документооборота. Иначе, как оформить отношения с территориально удаленным исполнителем, оставаясь в правовом поле?

В этой статье мы рассмотрим оформление договоров и актов в электронном виде с применением квалифицированной электронной подписи. Это значительно упростит вам жизнь, позволит экономить время и деньги. Ведь такие документы имеют полную юридическую силу наравне с их бумажными аналогами.

Что будет, если работать без документов?


  • Не получится снизить налоги за счет расходов, если вы предприниматель на УСН. Ведь для налоговой всегда нужны подтверждающие расходную часть документы: договоры, акты и платежки.

  • Не будет возможности предоставить доказательства в суде, если исполнитель обманет. При возникновении споров, необходимо будет предоставить подтверждающие документы в судебном порядке.

  • Не будет исключительных прав на результат выполненной работы. Фрилансер сможет повторно ее продать. Чтобы пользоваться результатом работы, необходимо приобрести исключительные права на него (ст. 1229, 1225 ГК РФ).

Какие могут быть договоры для работы с удаленными исполнителями?


  1. Гражданско-правовой договор или договор ГПХ. Это договор подряда, оказания услуг или авторского заказа. Он заключается с фрилансером физическим лицом, фрилансером ИП или другой организацией. Для закрытия работ оформляется Акт сдачи-приёмки работ.

  2. Срочный трудовой договор с удалённой работой. По факту, это полноценный сотрудник на время действия договора -  с копией СНИЛС, записью в трудовой, справками, отпусками, всеми отчислениями и налогами.

  3. Договор с биржей фриланса. Биржи предлагают услуги по оформлению сделки и берут на себя заключение договора с фрилансером.

  4. Договор с подрядным или агентским сервисом. Solar Staff, Easy Staff, Platron и т.п.

Все необходимые документы как по договору ГПХ, так и по срочному трудовому договору можно оформить в электронном виде и подписать квалифицированной электронной подписью (ЭП) в вашем Битрикс24.

Для организации документооборота с использованием квалифицированной ЭП (КЭП) в облачных и коробочных версиях Битрикс24 мы в Цитрус разработали приложение КликДок.

Основная задача приложения — быстрая и простая отправка файлов на подпись и получение подписанных ЭП документов обратно от сотрудников и контрагентов вашей CRM. Решение отлично подходит для организации обмена документами с фрилансерами, аутсорсерами и удаленными сотрудниками.

схема.jpg

Что делать если подрядчиков много?


Если у вас большой поток документов, оформление документооборота можно автоматизировать с помощью бизнес-процессов. Это сократит ваши временные и трудовые издержки.

Мы выпустили отдельную редакцию приложения — КликДок.БП с интеграцией ЭП в бизнес-процессы Битрикс24.

Учёт сделок с фрилансерами можно вести в CRM, а для облегчения рутины реализовать бизнес-процессы.

Примерная схема работы бизнес-процессов:


  1. Инициатор запускает бизнес-процесс согласования с руководителем. Такой бизнес-процесс можно сделать на основе одного из типовых БП в Битрикс24.

  2. Руководитель получает уведомление, что ему прислали документ. Ознакамливается и подписывает его своим сертификатом КЭП.

  3. Инициатор получает сообщение, что документ подписан и направляет на подпись контрагенту.

  4. Контрагент получает письмо со ссылкой на страницу, где он также ставит свою подпись.

  5. Инициатор получает уведомление о том, что бизнес процесс завершен.

Подписание происходит в действиях, реализованных в нашем приложении:


  • Подпись сотрудником внутри Битрикс24

  • Подпись контрагентом — внешним пользователем

Оба действия можно использовать в любой комбинации и в других бизнес-процессах.

Чуть подробнее о том, как выглядит подписание сотрудником в Битрикс24 и внешним пользователем.

Что требуется для организации ЭДО для корпортала Битрикс24?


Битрикс24:

— для КликДок: любой тариф
— для расширенной версии КликДок Бизнес-Процессы: бизнес-тариф

В Битрикс24:

— приложение КликДок с расширенной лицензией КликДок Бизнес-Процессы. Есть пробная версия на 21 день.

На рабочих местах сотрудников с правом подписи и внешних пользователей:

— криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP версии 5.0
— приложение для подписи файлов КриптоАРМ ГОСТ
— сертификат электронной подписи

При этом при использовании пакетов подписей в приложении отдельно приобретать лицензию на КриптоАРМ ГОСТ не требуется.

Оригинал: Блог компании «Цитрус» 


Вернуться к списку статей
18.03.2021 09:00:00
Электронная подпись во внутренних процессах компании

Количество просмотров: 921

Перевод внутреннего документооборота в электронный вид позволяет влиять на самый важный показатель эффективности любой организации - время, а применение ЭП позволяет обеспечить юридическую силу, минимизируя юридические риски.

15.02.2021 16:00:00
Цифровым технологиям 22 года

Количество просмотров: 862

Сегодня, 15 февраля, ООО "Цифровые технологии" отмечает свой 22-й день рождения. В этот прекрасный день хотим поздравить наших коллег, партнеров и пользователей наших решений с праздником.

12.02.2021 12:10:00
“КриптоАРМ Документы” для согласования договора строительного подряда

Количество просмотров: 748

Необходимо согласовывать и визировать договоры, отчёты, сметы и прочие документы у нескольких руководителей? Структурные подразделения находятся в разных субъектах России? Затраты на курьерскую службу превышают выделенный бюджет? Читайте в статье, как с помощью “КриптоАРМ Документы” на базе платформы CMS 1С-Битрикс выстроить процессы согласования, подписания и обмена электронными документами с минимальными затратами.

29.01.2021 09:00:00
Изменения законодательства для дистанционных работников

Количество просмотров: 1016

В чём разница между удалёнкой и дистанционкой? Что будет, если не выходить на связь с руководителем более двух дней подряд? Можно ли работника перевести на удалённый режим работы без его согласия? Читайте в нашей статье ответы на эти и другие вопросы, связанные с изменениями в регулировании дистанционной работы.

30.12.2020 14:22:07
Поздравляем вас с Новым годом!

Количество просмотров: 824

Поздравляем вас с наступающим 2021 Новым годом!
Уходящий год стал настоящим испытанием для всех нас, но благодаря вере в светлое будущее и кропотливому, самоотверженному труду мы стали еще сильнее и выносливее. Вместе мы способны на многое.
Пусть наступающий год станет для всех нас радостным и наполненным приятными событиями. Желаем вам и вашим семьям, крепкого здоровья, счастья и успехов в наступающем году!

Показать еще
18.03.2021 09:00:00
Электронная подпись во внутренних процессах компании

Количество просмотров: 921

Перевод внутреннего документооборота в электронный вид позволяет влиять на самый важный показатель эффективности любой организации - время, а применение ЭП позволяет обеспечить юридическую силу, минимизируя юридические риски.

12.02.2021 12:10:00
“КриптоАРМ Документы” для согласования договора строительного подряда

Количество просмотров: 748

Необходимо согласовывать и визировать договоры, отчёты, сметы и прочие документы у нескольких руководителей? Структурные подразделения находятся в разных субъектах России? Затраты на курьерскую службу превышают выделенный бюджет? Читайте в статье, как с помощью “КриптоАРМ Документы” на базе платформы CMS 1С-Битрикс выстроить процессы согласования, подписания и обмена электронными документами с минимальными затратами.

14.12.2020 09:17:39
Обмен электронными документами при удаленной работе

Количество просмотров: 968

С недавнего времени всё больше компаний склоняются к тому, чтобы их сотрудники работали удаленно. При выборе такой формы работы руководителю важно эффективно настроить как внутренний, так и внешний обмен документами. Эта задача решается применением систем электронного документооборота (эдо).

02.11.2020 11:06:53
Переход на ЭДО. Риск или возможности?

Количество просмотров: 1151

Внедрение электронного документооборота - непростой шаг как для компании, так и для сотрудников. Самое главное - обучить персонал и не отвлекать от основных обязанностей. Некоторые сотрудники будут сопротивляться новому порядку, кто то не захочет изучать новое ПО, поэтому задача при внедрении - сделать процесс комфортным для сотрудников и быстрым для компании.

16.10.2020 09:18:00
Обеспечение юридической значимости документов на сайте

Количество просмотров: 1089

В данной статье вы узнаете, почему компаниям, использующим корпоративные порталы для своих сотрудников, важно легитимизировать заранее предусмотреть применение ЭП, чтобы в случае возможных споров  эти документы, могли быть приняты в суде в качестве доказательств, наравне с обычными документами, а также с помощью каких средств можно это успешно реализовать.  

Показать еще
02.11.2020 11:06:53
Переход на ЭДО. Риск или возможности?

Количество просмотров: 1151

Внедрение электронного документооборота - непростой шаг как для компании, так и для сотрудников. Самое главное - обучить персонал и не отвлекать от основных обязанностей. Некоторые сотрудники будут сопротивляться новому порядку, кто то не захочет изучать новое ПО, поэтому задача при внедрении - сделать процесс комфортным для сотрудников и быстрым для компании.

29.01.2021 09:00:00
Изменения законодательства для дистанционных работников

Количество просмотров: 1016

В чём разница между удалёнкой и дистанционкой? Что будет, если не выходить на связь с руководителем более двух дней подряд? Можно ли работника перевести на удалённый режим работы без его согласия? Читайте в нашей статье ответы на эти и другие вопросы, связанные с изменениями в регулировании дистанционной работы.

23.12.2020 09:00:00
Шифрование данных при работе с удаленными сотрудниками

Количество просмотров: 1207

Современные темпы развития ускоряют процессы цифровизации. Появляется больше сервисов, предоставляющих онлайн-услуги. Удаленная работа становится более актуальным явлением для представителей многих компаний. Для сотрудников вашей компании это переход на новый формат взаимодействия с клиентами и сотрудниками. Один из важнейших этапов организации удаленной работы – защита персональных данных.

14.12.2020 09:17:39
Обмен электронными документами при удаленной работе

Количество просмотров: 968

С недавнего времени всё больше компаний склоняются к тому, чтобы их сотрудники работали удаленно. При выборе такой формы работы руководителю важно эффективно настроить как внутренний, так и внешний обмен документами. Эта задача решается применением систем электронного документооборота (эдо).

16.10.2020 09:18:00
Обеспечение юридической значимости документов на сайте

Количество просмотров: 1089

В данной статье вы узнаете, почему компаниям, использующим корпоративные порталы для своих сотрудников, важно легитимизировать заранее предусмотреть применение ЭП, чтобы в случае возможных споров  эти документы, могли быть приняты в суде в качестве доказательств, наравне с обычными документами, а также с помощью каких средств можно это успешно реализовать.  

Показать еще
13.09.2021 09:00:00
Как подписать договор в электронной форме

Количество просмотров: 272

Нюансы подписания электронных договоров гражданско-правового характера, выбор электронной подписи, судебная практика — об этом и многом другом в нашей статье.

07.06.2021 09:00:00
Как не допустить компрометации ключа электронной подписи

Количество просмотров: 490

Защитить электронную подпись от использования третьими лицами - обязанность её владельца. Как не допустить компрометации ключа ЭП и что делать, если он скомпрометирован, - читайте в нашей статье.

31.05.2021 09:00:00
Электронная жалоба в ФАС России с КриптоАРМ ГОСТ

Количество просмотров: 783

Реклама содержит нарушающие закон сравнения? Заказчик некорректно составил документацию в торгах? Слияние нескольких конкурентов создаёт монополиста на рынке? Об этом и многом другом вы можете заявить в Федеральную антимонопольную службу России онлайн. Подробности читайте в нашей статье.

12.02.2021 12:10:00
“КриптоАРМ Документы” для согласования договора строительного подряда

Количество просмотров: 748

Необходимо согласовывать и визировать договоры, отчёты, сметы и прочие документы у нескольких руководителей? Структурные подразделения находятся в разных субъектах России? Затраты на курьерскую службу превышают выделенный бюджет? Читайте в статье, как с помощью “КриптоАРМ Документы” на базе платформы CMS 1С-Битрикс выстроить процессы согласования, подписания и обмена электронными документами с минимальными затратами.

18.11.2020 10:17:18
Признание должника банкротом или что делать когда контрагент не возвращает долг

Количество просмотров: 3413

Бывают ситуации, когда контрагент не возвращает долг ни после претензии, ни после судебного решения в вашу пользу, ни после работы судебных приставов. Уже начислены штрафы, пени, сумма долга перевалила за 300 тысяч рублей, а деньги не перечислены даже спустя 3 месяца. Выясняется, что контрагент должен не только вам. С каждым днём уменьшается шанс получить долг.

Показать еще
11.10.2021 09:00:00
Корпоративная почта стала защищённой

Количество просмотров: 63

Читайте в нашей статье, что такое корпоративная почта и какими средствами можно обеспечить защищенный обмен электронными письмами.

27.09.2021 09:00:00
Электронные декларации в ФСРАР

Количество просмотров: 148

Действующим законодательством установлены порядок и сроки подачи отчётности в Росалкогольрегулирование, а также основания для привлечения к административной ответственности. Подробности в нашей статье.

21.09.2021 09:00:00
ЭДО на смартфоне

Количество просмотров: 193

Современный темп жизни вынуждает нас быть многозадачными и принимать решения на ходу. Поэтому важно иметь под рукой средство, с помощью которого можно обеспечить юридическую значимость документов, переданных онлайн.

13.09.2021 09:00:00
Как подписать договор в электронной форме

Количество просмотров: 272

Нюансы подписания электронных договоров гражданско-правового характера, выбор электронной подписи, судебная практика — об этом и многом другом в нашей статье.

17.08.2021 08:50:00
Мы в социальных сетях

Количество просмотров: 274

Хотите первыми узнавать о новых функциях в наших продуктах, изменениях законодательства в сфере электронного документооборота и о многом другом? Подписывайтесь на нас в социальных сетях. Все ссылки в статье.

Показать еще

Возврат к списку