Экономия для вузов с помощью ЭДО

Высшие учебные заведения ежегодно утверждают и различные акты, которые регулируют учебный процесс, деятельность преподавателей и иных сотрудников. Цикл согласования таких документов состоит из нескольких этапов:

1. Формирование. Исполнитель формирует текст документа;
2. Редактирование. Уполномоченный специалист проверяет и корректирует содержимое документа;
3. Визирование. Соответствующий отдел и курирующий проректор согласовывают документ;
4. Подписание. Согласованный документ передаётся ректору на утверждение и подписание.

Это один из сценариев принятия и утверждения актов, касающихся образовательного процесса. Количество согласований может быть увеличено или уменьшено, а утверждать документ может как единоличный орган (декан/ректор), так и коллегиальный орган (учёный совет). Это зависит от вуза, его структуры, полномочий лиц, участвующих в процессе принятия документа, вида документа и иных факторов.

При этом для утверждаемого локального акта нужно приложить пакет подтверждающих документов, на основе которых формируется его содержание. Например, для составления учебного расписания на учебный год необходимо предоставить информацию о загруженности преподавателей, сведения об учебных группах, о доступных аудиториях и пр.

Сбор необходимой информации, формирование документа, его согласование и утверждение можно перевести в электронной вид и автоматизировать. Для этого понадобится утвердить положение об электронном документообороте, а также иметь сайт на CMS 1С-Битрикс: Управление сайтом или Битрикс24 и бесплатный модуль КриптоАРМ Документы. Дополнительно на рабочих местах нужно установить криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP 5.0, программу для подписи файлов КриптоАРМ ГОСТ 2.5 и электронную подпись.

Как работает решение

1. администратор создаёт шаблон бизнес-процесса — путь документа от исполнителя до лица, утверждающего итоговый текст;
2. исполнитель загружает файл, подписывает его в интерфейсе КриптоАРМ ГОСТ 2.5 и инициирует бизнес-процесс, приложив данный файл;
3. документ проходит необходимые стадии согласования с уполномоченными лицами, в том числе из других структурных подразделений или отделов; согласование подтверждается электронной подписью каждого участника процесса;
4. согласованный текст утверждается уполномоченным лицом.

Электронный документ, подписанный уполномоченными лицами, размещается на официальном сайте вуза и (или) на корпоративном портале для ознакомления всеми сотрудниками.

Преимущества решения

• Вуз экономит время и деньги на формирование, обработку и отправку документов между отделами, филиалами и иными структурными подразделениями.
• Вуз контролирует процесс создания, согласования и утверждения документов с помощью бизнес-процессов.
• Руководство вуза может ознакомиться в любое время с любым документом, который был утверждён электронно, поскольку документы хранятся в облаке.
• Сотрудники вуза экономят время на отправку, ознакомление и согласование документов.

Установить модуль КриптоАРМ Документы.

Видеоинструкции по установке и настройке модуля КриптоАРМ Документы.

Купить КриптоАРМ ГОСТ 2.5.

Купить КриптоПро CSP 5.0.