Как организовать юридически значимый электронный документооборот?

Перевод делопроизводства на безбумажные технологии во многих крупных российских компаниях сегодня типичное явление. Электронный документооборот становится актуальным не только для внутрикорпоративного обмена документами, но и для циркуляции деловых бумаг между организациями и подачи отчетности в государственные органы. В связи с этим встает вопрос о юридической значимости отсылаемых документов, ведь документы отправляемые «на сторону» должны быть равноценны подписанным вручную, то есть при необходимости выступать в качестве доказательств при решении конфликтных ситуаций через суд. Итак, какие шаги необходимо предпринять для того, чтобы организовать внешний юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО)?

В первую очередь, надо определиться будет ли ЮЗЭДО организован силами компании, самостоятельно, или проще будет прибегнуть к услугам одного из операторов электронного документооборота (ЭДО).

Оба варианта имеют право на жизнь: электронное взаимодействие через посредника-оператора ЭДО будет более простым в организационном плане (заключать соглашение об ЭДО надо будет только одно – с оператором), предоставит определенные гарантии безопасности, но значительно ударит по карману. Необходимо отметить, что некоторые документы, такие, как счета-фактуры, к примеру, должны обязательно передаваться через оператора ЭДО. Данное требование объясняется тем, что счет-фактура должен сопровождаться вспомогательными документами: подтверждениями и извещениями.Реестр операторов ЭДО можно скачать на сайте Федеральной налоговой службы.

Самостоятельная организация ЭДО – мероприятие хлопотное, не менее затратное, но его несомненными преимуществами является возможность организации системы электронного документооборота (СЭД), «заточенной» под нужды компании и находящейся под полным контролем руководства.

Выбрав вариант организации автономной системы ЮЗЭДО, компании предстоит пройти трудоемкий процесс интеграции этой системы в свои бизнес-процессы.

 1.  Первым пунктом начала электронных взаимоотношений с контрагентами будет подписание соглашений об электронном обмене документами. Согласно Федеральному закону от 06.04.11 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» при использовании в работе усиленной квалифицированной электронной подписи (КЭП) заключать дополнительные соглашения для начала обмена электронными документами не требуется, однако, даже при визировании документов этим видом подписи рекомендуется заключить договоры с контрагентами, в которых необходимо определить следующие моменты:

• способ обмена электронными документами (например, через электронную почту);

• порядок решения конфликтных ситуаций;

• типы документов, которые будут участвовать в обмене.

Законодательство РФ не воспрещает использование любых документов в электронном виде, за исключением документов строгой отчетности, на бланках которых в обязательном порядке в качестве реквизита присутствует Государственный герб РФ или герб субъекта РФ, например, векселя.

2. Организация должна определить лицо, ответственное за подписание электронных документов, и закрепить это решение соответствующим приказом.

3.  Так как согласно Закону № 63-ФЗ одним из обязательных признаков юридической значимости электронного документа является его заверение КЭП, следующим шагом является получение сертификата ключа проверки электронной подписи (СКПЭП) юридического лица в аккредитованном удостоверяющем центре.

Необходимо иметь ввиду, что Закон № 63-ФЗ позволяет оформить СКПЭП как на юридическое лицо с указанием владельца, так и на само юрлицо (организацию). Однако при оформлении сертификата исключительно на юридическое лицо не будет заполнено поле СНИЛС, которое обязательно для использования СКПЭП, к примеру, на Портале госуслуг и других ресурсах, подключенных к ЕСИА. По этой причине логичнее оформить сертификат КЭП на ответственное должностное лицо: это поможет избежать необходимости приобретать новый при обращениях за государственными сервисами через Портал госуслуг. Для оформления СКПЭП на должностное лицо существует специальный шаблон, содержащий поле СНИЛС.

4.  Следующим шагом на пути к ЮЗЭДО станет приобретение средства электронной подписи, которое должно удовлетворять следующим условиям:

• быть сертифицированным ФСБ России;
• осуществлять пакетную подпись документов (к примеру, архивов в формате .rar и .zip);
• выполнять автоматическое создание и/или проверку электронных подписей.

Всем этим требованиям соответствует программное обеспечение для создания и проверки электронной подписи«КриптоАРМ». Утвержденная ФСБ России, программа«КриптоАРМ» проста в использовании, работает с любыми (!) форматами электронных документов и служит не только для подписи, но и шифрования e-документов.

5. Логическим финалом завершения жизненного цикла документа является его архивация. Организации, интегрирующей ЮЗЭДО, предстоит обеспечить сроки хранения электронных документов, идентичные срокам хранения их бумажных аналогов.

На данный момент законодательство РФ не предоставляет юридической основы по организации электронных архивов. По этой причине можно руководствоваться только устаревшим ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», который определяет сроки хранения ЮЗ бумаг.

Эти основные пункты на пути к реализации электронного обмена юридически значимыми документами помогут вашей компании стать одним из пионеров ЮЗЭДО в России. На сегодняшний день компаний, внедривших ЮЗЭДО в свои бизнес процессы, не так много, но эксперты полагают, что число их будет увеличиваться, ведь законодательная база практически создана, программные средства разработаны, а главное, как утверждает Наталья Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, «сломлен страх перед электронными документами».